イントロダクション

首都圏を中心に展開する宿泊特化型ホテル、京王プレッソイン。快適な空間とサービスを提供する裏側で、客室清掃管理は長らく「紙と電話」のアナログな手法に依存していました。毎日2〜3時間を要する清掃指示書の作成、内線電話による頻繁な業務中断、そして「言った言わない」といった伝達ミスは、現場の大きな負担となっていました。こうした課題を抜本的に解決し、スタッフの負担軽減とサービス品質の向上を目指すため、同社はホテル客室清掃管理システム「Jtas」の導入を決断しました。

「言った言わない」「確認漏れ」…手作業での清掃管理に限界を感じていた

ーー Jtasをご導入いただく前の、客室清掃における課題感についてお聞かせいただけますでしょうか？

基本はすべて紙ベースと手作業による業務が主体でした。そのため、清掃数をカウントすることも手作業ですし、日報も手作業で作成していました。また、ホテルのフロントスタッフと清掃会社とのやり取りもすべて電話や内線でしたので、その都度目の前の作業を中断してしまうという状況が続いておりました。

さらに、指示内容をメモに書き漏らしてしまって「言った言わない」問題があったり、それによってお客様にご迷惑をおかけしてしまう場面も見受けられました。
また、清掃の確認漏れも出てきたりと、手作業での業務に限界を感じておりました。

ーー いくつか他社様のサービスもご検討されたかと思いますが、その中でJtas導入の決め手となったポイントについてお伺いできますでしょうか？

1番の決定打は、2024年のホテレス（HCJ 2024 -第52回 国際ホテル・レストラン・ショー）で「Jtas」に出会ったことです。「なんとかこの紙からデジタルに変更できないか」と考えており、実はこのようなシステムをずっと探しておりました。

ホテルと清掃会社で共通の課題を感じておりましたので、実際にお話をする中で「Jtas」を導入すればきちんと管理できるなということが手に取るように分かってきました。それに加えて、イーデヤンスさんの熱意もよく伝わってきました。

他の業界で色々なものがデジタル化されている中で、ホテルのハウスキーピングのオペレーションは本当にアナログが多いと感じていました。そのような時に「Jtas」を見つけることができましたので、効率を求めるのであれば紙ではないなと思いました。

清掃指示書の作成時間が3時間→1時間に。創出した時間をお客様サービスの向上へ

ーー 実際にJtasをご導入いただいてからの変化はいかがでしたでしょうか？ 定量的な効果や、現場が変わった点などがあれば是非お聞かせください。

まずホテルのフロント側では、今まで清掃指示書を作成するのに2時間から3時間かけていたところが、「Jtas」を使うことで1時間ぐらいまで大幅に削減できました。

また、遺失物管理もこれまでは紙を主体に行っていましたので、特に警察に届け出を提出するといった管理職の業務の作業手間も減っています。

さらに、電話などで作業を中断していた時間に関しては、すべてお客様のための時間にあてることができるようになったり、やり取りの履歴が「Jtas」に残りますので、伝達ミスが減って結果的にお客様にはご満足いただけるような状態になっております。

ーー 清掃会社様側の変化についてはいかがでしたか？

清掃会社側でも、情報の更新がリアルタイムで行われることに満足いただいております。具体的に言うと、清掃予定が変更になった場合には、今まで電話を使っていたものが、「Jtas」上でリアルタイムに全員に情報が行き届くところです。今までは、責任者の方に連絡し、責任者からインスペクターへ、そしてその後清掃スタッフに連絡するという流れが無くなったことが一番大きいと思います。

また、責任者の方の作業効率も実は上がっております。今までは、紙の清掃指示書をもとに手作業で集計していたものが「Jtas」上で実現できますので、残業時間が減ったという声が挙がっております。
さらに、責任者の作業の負担が減った分、客室品質向上につなげられるようになったという報告も受けるようになりました。

ーー 導入当初、清掃会社の方々から「新しいことはやりたくない」といった反発はありましたか？

ありました。最初にお話した時に、複数社の清掃会社の皆さんから「うちのスタッフにはできないんじゃないか」という意見が挙がっていました。

ただ、イーデヤンスさんに事前にきちんと教育をしていただき、実際に現地で導入時にサポートしていただいたことで、清掃会社の方がかなり協力的になっていただけました。
今では、清掃会社の現場の年配のメイドさんが「もうJtasじゃないとダメね」とおっしゃっていただくようになりました。

「Jtasさえあればお客様の満足度が上がる」客室管理のすべてを任せられるシステムを目指して

ーー 今後、Jtasに期待することやご要望がございましたら是非お伺いしたいです。

「Jtas」があればホテルの客室に関することは全部任せられる、というくらいになってほしいです。例えば、客室備品やアメニティの在庫管理ができ、ポットの在庫が少ない場合に追加発注をおすすめしてくれたら良いなと思います。
「Jtasさえあれば、お客様の満足度が上がる」というところまで進化していただきたいと思います。

導入した10店舗全てで効率化を実感。清掃会社との二人三脚で、より良いホテル運営を

ーー それでは最後に、これからJtasのご導入を検討されているホテルの方々に向けて一言お願いいたします。

清掃会社はご年配の方が多くいらっしゃったり、様々な国籍の方がいらっしゃるので、そのような方々が使いこなせるか、おそらく不安になられると思います。当社もその点が1番不安だったのですが、導入の検討段階から導入後までイーデヤンスさんにサポートいただき、また現場の声をいつも丁寧に聞いてシステム開発につなげていただいております。

そのため、システムが苦手な方でも運用できるようになるまでサポートしていただけますので、安心していただけたらと思います。
ただ、清掃会社さんの協力が不可欠ですので、清掃会社さんと二人三脚でこのシステムを活用して、より良いオペレーションにつなげていければと思っています。

本当に皆さんに是非お勧めしたいですし、当社が10店舗入れまして、ほぼ100%皆さんが楽になっているというところもございます。なので是非お勧めしたいシステムです。

京王プレッソイン様の事例のように、Jtasはハウスキーピング業務の課題を解決し、業務効率化をサポートします。ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。